8 tips til et godt psykisk arbejdsmiljø i et åbent kontor

Indlægget er oprindeligt skrevet og bragt af Vicuras

Incitament til mere forstyrrelse

Meget i et åbent kontor er uforudsigeligt, fordi der er mange lyde, og man er meget tilgængelig. Derfor er der også mange, som beskriver den gode arbejdsdag som den, hvor man har nogenlunde styr på, hvad der foregår. Et åbent kontor kan bidrage til at styrke fællesskabsfølelsen og videndelingen. Men omvendt kan man sige, at vi risikerer at blive mindre innovative i det åbne kontor, hvis vi forstyrres i et omfang, så vi skal bruge vores mentale kræfter til at sikre en grad af planmæssighed og til at forhandle grænserne på plads mellem os selv og de andre.

Balance mellem frihed og rammer

Den enkelte skal have en oplevelse af balance mellem frihed og rammer, men balancen er forskellig fra person til person. Denne balance er altid til forhandling på en arbejdsplads, men i et åbent kontor er den det ekstra meget. Derfor bruger vi mere energi på at skabe den forudsigelighed, som vi har så meget brug for. Vi har som regel masser af frihed og selvbestemmelse, endda så meget, at det bliver en af de vigtigste belastningskilder. Der kommer ofte til at mangle rammer, og det kan blive meget komplekst for den enkelte medarbejder. I nogle tilfælde bliver kompleksiteten en byrde.

Kollegial kontrol

Udfordringen i et åbent kontor handler også om at kunne præsentere sig selv i sociale sammenhænge og at leve med den kollegiale kontrol. Man justerer ind efter hinanden, bander måske mindre, fordi de andre hører på det, men man kan ikke tilpasse sig helt. Der er dage, hvor man er ked af det, fordi man for eksempel har kærestesorger eller har mistet en i familien. Så kniber man en tåre, og det kan man jo ikke holde hemmeligt. Den gensidige kollegiale regulering kan også betyde, at man ikke holder de nødvendige små pauser i løbet af dagen. Generelt set vil der ofte være brug for at få defineret nogle fælles spilleregler for arbejdet i et åbent kontor.

8 tips til et bedre arbejdsmiljø

  1. Man forstår ledelsens hensigt med at arbejde i et åbent kontor og oplever, at spørgsmål om indflydelse, involvering og fysisk placering i det åbne kontor er blevet håndteret retfærdigt
  2. Man kan se meningen med at arbejde i et åbent kontor, også i forhold til kerneydelsen i ens opgaver
  3. Man kan håndtere og honorere de opgavemæssige krav, men også de særlige sociale udfordringer, som følger med
  4. Man har mulighed for privatsfære. Det kan fx være, at man har et sted, der er ens eget og har mulighed for at gå et sted hen for at ringe privat eller koncentrere sig om en opgave
  5. Man har indflydelse på indretning, arbejdsform og arbejdskultur i det åbne kontor
  6. Man er placeret blandt de rigtige kolleger, så informationen i rummet er relevant. Det giver samtidig bedre mulighed for social kontakt, støtte og faglig feedback samt oplevelsen af at være en del af en social enhed
  7. Man bliver anerkendt for at leve op til hensigterne med at arbejde i det åbne kontor
  8. Det er muligt at opnå en tilstrækkelig oplevelse af forudsigelighed, eksempelvis gennem en regulering af, hvornår man kan forstyrres, og hvornår man kan arbejde uforstyrret

Leder du efter et nyt lokale til din virksomhed?

Så lad Ejendomstorvet.dk hjælpe dig! Vi giver dig nemlig et overblik over hele landets ledige erhvervslokaler, investeringsejendomme og kontorpladser. Og du kan søge helt gratis blandt alle emnerne. Klik her og start din søgning med det samme. 

3 råd til en lettere hverdag

Indlægget er bragt i samarbejde med Nykredit ErhvervsBank.

Vidste du, at du på Nykredit Erhvervsbanks hjemmeside og LinkedIn kan få gode tips og tricks til, hvordan du bliver endnu mere effektiv i din arbejdsdag?

Nykredit Erhvervsbank har nemlig startet konceptet #JagtenPåDenEkstraTime. Her giver de dig ganske enkelt de bedste tips og tricks til at undgå spildtid i din arbejdsdag.

Et koncept som må siges at være lige i Ejendomstorvets ånd. På Ejendomstorvets Erhvervshub har vi jo netop fokus på den effektive arbejdsplads.

Nykredit Erhvervsbank har været en tur rundt på gangene blandt kollegaerne for at få et par gode råd til, hvordan man kan spare tid i hverdagen.

I dagens video giver Martin Hjarsbæk, Kim Agger og Peter Krabbe dig deres gode råd til at spare tid i hverdagen. De giver blandt andet gode råd til dig, som ønsker at sætte bogføringen på autopilot og dig, der mangler inspiration til den ugentlige madplan.

1. Sæt bogføringen på autopilot

Spar en deltidsstilling væk og brug for eksempel systemet Roger til at hjælpe med at håndtere leverandørfakturaer.

2. En løsning som automatisk finder jeres bilag

I kan spare mellem 2 og 10 timer hver eneste måned ved at lave en løsning, der automatisk finder bilag fra jeres e-mail, pdf, foto og dropbox, vedhæfter bilagene til den rette transaktion i banken og bogfører dette i regnskabssystemet. Det er mobilt, det tager 2 minutter at komme i gang og det er super nemt.

3. Lav en madplan og slip for at stå i supermarkedet hver anden dag

Prøv at tænk over, hvor meget tid du bruger i supermarkedet hver eneste uge. Søndag aften virker det måske uoverskueligt at skulle lave madplan for hele den kommende uge, men i længden kan det spare dig for rigtig meget tid. Find en app, som gør madplanen let og overskuelig og få klaret hele ugens indkøb på en enkelt dag i stedet for at stå i kø i supermarkedet hver eller hver anden eftermiddag.

Er du på jagt efter nye lokaler til din virksomhed?

Så er der godt nyt til dig. På Ejendomstorvet.dk kan du nemlig få et overblik over hele landets ledige erhvervslokaler, investeringsejendomme og kontorpladser. Og du kan søge helt gratis og uforpligtende blandt alle emnerne. Klik her og start din søgning allerede nu!

Loungeindretning, der opfylder formålet

Indlægget er oprindeligt skrevet og bragt af Grape

Loungeindretning har over de seneste årtier udviklet sig fra de uformelle flyder-miljøer til loungen, der i dag giver plads til tidens og fremtidens samarbejdsformer. En nyttig modning når indretning bruges som et strategisk element for at understøtte virksomheders udvikling.

Hvad skal loungeindretningen omfavne?

Det giver lidt sig selv, at loungen bør indrettes med udgangspunkt i at opfylde jeres behov bedst muligt inden for de rammer, I har til rådighed.

I en mindre indretning må loungen måske begrænses til et enkelt højbord og nogle barstole som supplement til den uformelle snak ved kaffemaskinen. I takt med at der afsættes mere plads, kan loungen indrettes til at omfavne flere situationer. I princippet kan den blive det vigtigste rum i jeres virksomhed. Det rum hvor I interagerer bedst og udklækker de mest kreative ideer.

Den altomfavnende lounge vil også kunne indrettes med “stilleområder” til koncentreret og uforstyrret projektarbejde. Og endelig kan loungen udgøre cafeområdet til frokosten og fredagsbaren. I princippet kan loungen i yderste konsekvens helt erstatte virksomhedens traditionelle arbejdsstationer. Selvfølgelig så længe de individuelle behov opfyldes, og der er mulighed for at “gå for sig selv” og være produktiv.

Loungen skal passe til jeres måde at samarbejde på. Derfor bør I indlede indretningen af loungen med en velovervejet definition af, hvad loungen skal omfavne, og hvad formålet med området skal være, inden I får en professionel til at materialisere jeres ønsker. Og det er en god ide at få alle ideer på bordet ved at inddrage så mange som muligt i processen. Den dygtige indretningsarkitekt eller designer vil med baggrund i egne erfaringer helt sikkert kunne supplere med muligheder, I ikke har overvejet. Men hold hele vejen fokus på, hvad I vil med indretningen af jeres loungeområde.

Omgivelser påvirker adfærd. Så overvej også, hvordan I skaber den helt rigtige loungestemning

Som vi har skrevet om tidligere, har vi en stærk tro på, at omgivelsernes karakter og stemning påvirker adfærd. Derfor er loungeindretningens design også afgørende for, om I får det forventede udbytte.

Vores erfaring har vist os, at rolige omgivelser skaber trivsel og frigiver kreativ energi. Derfor tillægger vi belysning og akustik samt valg af farver, materialer og former samme værdi som selve indretningsplanen. Og da det handler rigtig meget om at skabe et rart og venligt miljø, anbefaler vi at bruge bløde former, organiske materialer, afdæmpede naturinspirerede farver, et gennemtænkt lysdesign og en effektiv akustisk regulering af uhensigtsmæssig støj.

Loungeindretning og den aktivitetsbaserede arbejdsplads smelter sammen

Den nyeste trend inden for kontorindretning er den aktivitetsbaserede arbejdsplads. Kort fortalt er det en indretning, der indeholder de optimale rammer. Dette uanset om du skal finde et sted til en hurtig brainstorm eller til total fordybelse i en times tid. Derfor indgår den varierede loungeindretning også som en vigtig del af den aktivitetsbaserede arbejdsplads.

Læs om aktivitetsbaseret arbejdsplads her. 

Når der er styr på både indhold og de bløde designelementer, er I rigtig godt på vej til at få den loungeindretning, der vil skabe værdi for jeres virksomhed.

Inspiration

Som yderligere inspiration finder du herunder flere stemningsbilleder fra forskellige loungeindretninger, som vi og vores producenter har været involverede i.

Leder du stadig efter det rette lokale til din virksomhed?

Ejendomstorvet.dk får du et overblik over hele landets ledige erhvervslokaler, investeringsejendomme og kontorpladser. Og du kan søge helt gratis og uforpligtende blandt alle emnerne. Klik her og start din søgning med det samme!

Ny mødekultur sparede 3 fuldtidsstillinger hos IIH Nordic

Indlægget er oprindeligt skrevet og bragt af IIH Nordic. 

I 2017 satte det digitale bureau IIH Nordic jagten ind på en mere effektiv mødekultur – og med stor succes. Med få nye møderegler har virksomheden nemlig sparet 5769 arbejdstimer årligt, hvilket svarer til 3 fuldtidsstillinger.

Møder – en tidsrøver af de helt store

I 1994 publicerede Abraham Bergman artiklen ”Meeting Mania”, hvor han kritiserede det, han betegnede som en administrativ sygdom – nemlig vores mødekultur. Selvom kritikken var rettet specifikt mod sundhedssektoren, så var situationen genkendelig i de fleste andre sektorer og brancher; man holdt for mange, for lange og for uorganiserede møder. Og her 15 år senere er vi ikke blevet meget bedre. I langt de fleste virksomheder er møder fortsat en stor del af arbejdslivet.

Ny mødekultur: 5 fundamentale forandringer

Meeting Mania var også en del af hverdagen i IIH Nordic, indtil 5 nye møderegler blev indført. De nye initiativer betyder, at virksomhedens ansatte og ledere ikke længere bruger en stor del af arbejdsugen i mødelokaler, men i stedet kan koncentrere sig om reelle arbejdsopgaver. Herunder kan du læse om 5 regler, som har forandret og effektiviseret mødekulturen hos IIH Nordic:

  1. Kortere møder

    Varigheden af møder blev ændret fra 60 og 30 minutter til 45 og 20 minutter. Det betød, at det samme skulle gennemgås på kortere tid – men hvis man er erfaren mødegænger, så ved man nok også, at de fleste møder sagtens kan afholdes mere effektivt.

  2. Færre deltagere

    Har du nogensinde siddet 10 mennesker til et møde, der reelt kun havde 4 mødedeltagere. Sådan er det ofte. Derfor satte IIH Nordic sig for at skære ned på antallet af deltagere til møderne. Det betyder, at det i dag kun er de personer, som har en aktiv rolle, der sidder med ved bordet.

  3. Møder efter frokost

    Videnskabelige undersøgelser har vist, at man er mest arbejdsvillig før frokost. Om formiddagen har man nemlig mere energi, overskud og lyst til at arbejde end senere på dagen. Derfor indførte IIH Nordic en regel om, at møder skulle afholdes efter frokost. På den måde har virksomheden reserveret de mest produktive timer på arbejdsdagen til at løse reelle opgaver.

  4. Bedre forberedelse

    De bedste og mest effektive møder har velforberedte deltagere, men for at kunne være godt forberedt kræver det, at man ved, hvad der skal gennemgås på mødet. I IIH Nordic er det derfor obligatorisk for den, der planlægger mødet, at lave en agenda for alle deltagere. Sådan giver man mødedeltagerne optimale betingelser for at møde forberedt op – og ingen undskyldning for ikke at være forberedt.

  5. Timere i alle mødelokaler

    Èt er at lave nye møderegler, som man forventer, at de ansatte overholder. Men mange års mødekultur ændres ikke over natten. For at minde medarbejderne om de nye tiltag, er der en timer i alle IIH Nordics mødelokaler – og i dag er det blevet en vane, at man sætter timeren til 20 eller 45 minutter, inden et møde starter.

Hvordan går det så med møderne i IIH Nordic?

Det er et par år siden, at de nye møderegler trådte i kraft i IIH Nordic – og de er blevet taget godt imod. Både af medarbejdere, kunder og samarbejdspartnere. Og så medfører de nye regler en besparelse på 480 arbejdstimer om måneden eller 5760 timer om året – arbejdstid, som medarbejderne i stedet bruger på at dygtiggøre sig og leverer bedre resultater til virksomhedens kunder. Det svarer i øvrigt til arbejdstiden for tre fuldtidsansatte. Løber I stærkt i jeres virksomhed, og kunne I bruge en ekstra medarbejdere eller mere tid til at løse opgaver i dagligdagen? Så er mødekulturen et oplagt sted at gribe fat.

Den effektive mødekultur er bare en lille del af de forandringer, som har været med til at muliggøre en 4-dages arbejdsuge hos IIH Nordic. Du kan læse meget mere om, hvordan virksomheden gennem flere år har arbejdet på at effektivisere arbejdsgange og få gode ideer til, hvordan din arbejdsdag kan blive mere effektiv på 4dagesarbejdsuge.dk

Leder du efter nye lokaler til din virksomhed?

Ejendomstorvet.dk kan du få et overblik over hele landets ledige erhvervsejendomme, kontorpladser og investeringsejendomme. Og du søger helt gratis og uforpligtende blandt alle emnerne. Klik her og start din søgning med det samme! Alternativt kan du downloade vores app i både App Store og Google Play Store.

4 effektive råd til din arbejdsdag

Indlægget er bragt i samarbejde med Nykredit ErhvervsBank.

Vidste du, at du på Nykredit Erhvervsbanks hjemmeside og LinkedIn kan få gode tips og tricks til, hvordan du bliver endnu mere effektiv i din arbejdsdag?

Nykredit Erhvervsbank har nemlig startet konceptet #JagtenPåDenEkstraTime. De giver dig ganske enkelt de bedste tips og tricks til at undgå spildtid i din arbejdsdag.

Et koncept som må siges at være lige i Ejendomstorvets ånd. Vi har jo lige netop fokus på den effektive arbejdsplads her på Ejendomstorvets Erhvervshub.

Nykredit Erhvervsbank har været en tur rundt på gangene blandt kollegaerne for at få et par gode råd til, hvordan man kan spare tid i hverdagen.

I dagens video får du 4 gode råd fra tre af Nykredits medarbejdere til at undgå bøvlet administration, krøllede kvitteringer og en rodet mailindbakke.

1. Brug Outlooks kategoriseringsknap til at markere GDPR-mails

Ved at kategorisere alle GDPR-mails kan man let finde de mails, som man skal huske at slette. Dermed undgår man for det første helt at glemme at slette dem. Derudover slipper man for at skulle bruge tid på at se alle gamle mails igennem for at vurdere, om de skal slettes eller ej.

2. Brug en app til at håndtere kvitteringer og bogføring af medarbejderudlæg

Der findes mange smarte apps, som let kan klare arbejdet med kvitteringer og medarbejderudlæg for dig. På den måde slipper du for at skulle sidde og fumle med krøllede kvitteringer, og du kan i stedet gå videre til næste punkt på to-do-listen.

3. Spar tid på dobbelt-registreringer i dit økonomisystem og din netbank

Nykredits kunder kan for eksempel bruge BankConnect, som er et teknisk system, der kan koble de to systemer sammen. På den måde kan Nykredits større kunder faktisk spare op til 10-15 timer om ugen!

4. Håndter dine e-mails effektivt

Et godt råd er for eksempel at lægge dine mails i mapper alt efter, hvilken sag de vedrører. Mangler du at svare på en mail, eller afventer du svar på en mail, kan du markere dem som ulæste, så du på den måde ved, at du afventer noget i sagen. Det er en effektiv måde at få et overblik over, hvilke opgaver man skal være opmærksom på, og hvilke opgaver der allerede er arkiveret.

Leder du efter et nyt lokale til din virksomhed?

Ejendomstorvet.dk kan du søge helt gratis og uforpligtende blandt hele landets ledige erhvervslokaler, kontorpladser og investeringsejendomme. Klik her og start din søgning allerede nu.