Når hele kontoret samles på én og samme tid


Har du læst vores indlæg om virksomheden 2MOVE, som hjælper lejere, når de skal flytte? Hvis ikke, så kan du læse det lige her.

2MOVE hjælper lejerne gennem hele flytteprocessen – helt fra vision og strategi over søgning af marked, valg af det rette kontor, lejekontrakt og fraflytningsforhandlinger til projektledelse af flytning. I dette indlæg får du en succeshistorie fra 2MOVE’s daglige arbejde. De har hjulpet virksomheden, Pleo, med at etablere de helt rette kontoromgivelser.

Indlægget er oprindeligt skrevet af bragt af 2MOVE

Remote Working

Der findes virksomheder, der vækster så meget, at for at kunne nå deres mål, må de hente kvalitative kræfter langvejsfra – faktisk ofte fra hele verden. Den danske fintech-virksomhed Pleo er et eksempel på en arbejdsplads, der finder talenter fra hele verden.
Det kræver noget særligt af virksomheder, der fisker i det globale talenthav. For eksempel skal man have nogle særlige værktøjer og faciliteter på kontoret, men det er nok den mindste del af det. Det vigtigste er at etablere en stærk og god kultur på den fysiske arbejdsplads som hjerte i virksomheden.

Hos Pleo arbejder man aktivt med at skabe et stærkt arbejdsfællesskab blandt de kolleger, der sidder fysisk sammen. Faktisk så stærkt, at man taler om det som en familie – The Pleo Family. Hvis familien og fællesskabsfølelsen er stærk, kan den også sagtens bære, at andre “familiemedlemmer” arbejder remote, fordi de er ude at rejse eller bor i udlandet.

Vi fandt Pleos nye lokaler via vores netværk i ejendomsmarkedet. Lokalerne skulle understøtte strategi og vision ved at være et “playful room for the family”. Pleos kontor er indrettet hjemligt, og kollegerne sidder bevidst helt tæt, så der skabes en nær relation og en stærk samhørighedsfølelse. Samtidig er arbejdspladsen indrettet med blandt andet en masse såkaldte owls – 360 graders kameraer med indbygget mikrofon, der automatisk vender sig mod den, der taler. På den måde er det nemt og fuldstændigt køreklart, når man gerne vil tale med en kollega, der sidder et andet sted i verden – uanset om vedkommende er remote working i Norge, New York eller Ny Guinea.

Når Pleo holder mandagsmøde, er der således folk med fra hele verden. Det kan godt være, det kun er dem, der er mødt fysisk op, der kan dufte croissanterne og kaffen. Duftsimulering er endnu ikke en del af pakken, men fællesskabet kan mærkes fra øst til vest. Mange af Pleos medarbejdere er digital natives og skænker det formentlig ikke en tanke, at de ikke er fysisk samlet, for moderskibet er forbundet med satellitterne, og Pleo-familien er samlet på deres helt egen måde, der er fjern og nær på én og samme tid. Family reunion anno 2019 …

 

Leder I efter et nyt kontor?

Hvis I er på jagt efter et nyt kontor, kan I starte jeres søgning på Ejendomstorvets portal. Her er hele landets ledige erhvervslokaler, investeringsejendomme og kontorpladser annonceret. Se meget mere lige her. 

 

Vil du spare 10 minutter i dag? Her er vores bedste råd

 

Skrevet af redaktionen fra bro

Hvad er dit bedste råd til at spare 10 minutter i løbet af en arbejdsdag?

Det spurgte vi 10 bro’ere om, og vi har her samlet 10 råd, du kan tage i brug med det samme. I effektivitetens højhellige navn er indlæggets indledning derfor ualmindelig kort.

Lad os komme i gang med at arbejde smartere, hurtigere og mere effektivt.

1) Hav en god indbakkestruktur

Karen Minke, Seniorprojektleder i bro

Det er ikke småting, man kan vinde ved at sortere sine e-mails logisk. Du slipper for at sidde og lede efter seneste versioner, gamle vedhæftninger eller noget, du vistnok skrev engang.

Så få styr på mapperne. Brug 10 minutter ekstra på at tænke over, hvordan de skal opbygges, så logikken også holder på en travl tirsdag. De 10 minutter vinder du tilbage hver eneste dag. Mindst.

– Karen Minke, seniorprojektleder i bro

Læs mere om god indbakkestruktur: Sådan håndterer du din indbakke mest effektivt

2) Lav en dagsorden dagen forinden

Før jeg lukker ned og går hjem, laver jeg hver dag en liste med de opgaver, jeg skal løse den næste dag. Ud for hver opgave tegner jeg så en tom boks, så jeg kan krydse dem af, når de er klaret.

På den måde undgår jeg at skulle åbne min kalender (og dermed også min indbakke) i tide og utide, og så kan jeg holde koncentrationen i længere tid ad gangen.

Og så er der noget vældig tilfredsstillende i løbende at krydse opgaver af  og se, hvor effektiv man er.

– Freja Brix Olsen, praktikant i bro

Læs mere om to-do-lister her: 5 regler for den produktive to-do-liste

3) Slå mailnotifikationen fra

At droppe notifikationen i Outlook er noget af det bedste, jeg har gjort for mit eget arbejdsliv. Jeg kunne ikke styre nysgerrigheden, når der tikkede endnu en mail ind, så jeg forstyrrede hele tiden mig selv for at læse mails.

Det er skræmmende, hvor meget vi hele tiden lader os stresse af telefoner og notifikationer. Og løsningen er så enkel. For lad os være ærlige: Mails kan du altid tjekke.

Uden notifikationerne får du mere sammenhængende tid, og du kan koncentrere dig om opgaven foran dig.

– Maria Drøscher Haagensen, regnskabansvarlig i bro

Lær at arbejde effektivt med din mail: 6 tegn på, at du er afhængig af e-mail

4) Brug pomodoro-teknikken 

Pomodoro-teknikken er simpel og uhyre effektiv. Den går ud på, at du arbejder i intervaller:

Først arbejder du koncentreret i 25 minutter.

Så holder du pause i 5 minutter.

Alt, du skal bruge, er et ur, der tæller ned. Og en opgave, der skal løses.

De fem minutters pause er vigtige. Her får hjernen mulighed for at slappe af, så der er energi til et nyt interval. Pomodoro-teknikken er genial, når man, som jeg ofte gør, arbejder kreativt. For i pauserne sker der noget magisk. Det er her, de gode og kreative ideer får lov til at spire frem. Mens du gør noget helt andet. Får lidt frisk luft eller frisk frugt. Og så gentager du processen igen. Og igen.

Vil du høre mere om metoden, anbefaler jeg dig at lytte til dette afsnit af podcasten MindCast.

– Simon Krag Linde, juniorkonsulent i bro

5) Gør det nemt at eksekvere – brug Outlooks opgavefunktion

Jeg sværger til Outlooks opgave-funktion. Her bryder jeg min to do-liste ned i enkelte opgaver og noterer mit forventede tidsforbrug på opgaven.

Fx lyder en af mine opgaver i dag ”Ring til potentiel kunde (20 min)”. Inde i opgaven skriver jeg navn, telefonnummer og det, jeg skal tale med kunden om. Hvis opgaven tager mere end en halv time, lægger jeg den også i kalenderen med et enkelt klik.

Man kan også tilføje deadlines og påmindelser, og så er jeg især glad for at sortere opgaverne efter Firma. Firma er en af Outlooks standardkategorier, men jeg bruger det fx også til at skrive Helle, som er min chef, hvis det er en opgave, jeg skal vende med hende.

Hun er ikke altid på kontoret, og når hun er, er der rift om hende. Derfor er det godt med et hurtigt overblik over de spørgsmål, jeg har behov for at vende med hende.

Prøv selv – det er virkelig nemt. Du skal bare åbne Outlook og trykke Ctrl+Shift+K, så er du godt i gang. Du kan også få Outlooks egen vejledning til Opgave-funktionen her.

– Asger Ridderhaugen, konsulent i bro

Skab den perfekte morgenrutine: Den ene ting, du skal gøre, inden du tænder din computer

6) Planlæg fire uger frem

Jeg har en fast søndagsrutine, hvor jeg planlægger 4 uger frem i kalenderen. Det giver overblik og ro i maven, og det behøver ikke tage meget mere end en halv time. Til gengæld betaler det sig tifold i løbet af din arbejdsuge.

Hvorfor? Fordi du eliminerer ubehagelige overraskelser i form af opgaver og møder, du ellers ville have glemt. Og fordi du bliver langt mere tidsrealistisk, når du kortlægger alle dine opgaver. Og ikke mindst fordi du får fokus på at skabe tid til udvikling, så du ikke ligger vandret i drift hele ugen.

Og bare rolig: Det er ikke et krav, at det skal være om søndagen…

– Helle Bro, direktør i bro

Helles metoder med 4 ugers planlægning er med i vores gratis e-kursus Effektiv på arbejde. Tilmeld dig her: Gratis e-kursus – lær mig at blive mere effektiv

7) Saml dine spørgsmål til bunke

Du har fået en opgave. Du går i gang med at løse den. Der opstår et spørgsmål. Fordi det gør der altid.

Når de opstår, skal du lave en vigtig afvejning: Kan du arbejde videre på opgaven uden straks at få svar på spørgsmålet?

Hvis svaret er ja, skriver du dit spørgsmål på en lille liste. Når du har tre spørgsmål, har du også nok grund til at forstyrre din chef/leder/kollega. Og på vej hen til hende kan du nyde tanken om den tid, du har sparet ved at forvandle tre spørgsmålsgåture til en.

– Emil Dahl-Nielsen, konsulent i bro

Læs også denne: 7 tips til at uddelegere bedre og mere effektivt

8) Brug genvejstaster religiøst

Som tekstmand arbejder jeg virkelig meget i Word. Så meget, at jeg godt må bruge djævleordet virkelig. Og det er blevet lidt af et ideal for mig at bruge musen så lidt som overhovedet muligt undervejs. I stedet sværger jeg til genvejstaster.

Her er en gammel video, hvor jeg gennemgår et par af dem (lydkvaliteten er mildest talt ikke i top, men det kan du godt leve med):

Lyder det mere som en smagssag end som et reelt tidsbesparende initiativ? Så er det sært, at jeg altid er ved at eksplodere af utålmodighed, når jeg kigger kollegaer over skulderen, mens vi i fællesskab udretter små sproglige mirakler.

– Henrik Hillestrøm, konsulent i bro

Vil du have flere tips til genvejstaster? Her er 60 geniale genveje til din telefon, tablet og computer

9) Skift mellem svære og nemme opgaver

Mit arbejde byder på mange opgaver, som ikke er ’lige til at gå til’. De sluger en masse tid, fordi de skal defineres, før de kan løses – og konsekvensen er ofte, at de bliver udskudt til sidst på dagen. Og det er sjovt nok ofte dér, vi har allermindst energi til at løse dårligt definerede opgaver.

Jeg har tegnet en model forneden, som går ud på at veksle mellem svære og nemme opgaver. Den virker, fordi du gør noget godt for dig selv før hver irriterende opgave:

  • Du hviler hjernen med lavpraktik ind imellem dine irriterende opgaver.
  • Du bliver rehydreret, får rørt dig, og ser lige lidt af kontoret på gåturen til køkkenet. (Begå ikke den fejl at hente en kande vand. Du skal gå efter hvert glas.)
  • Du får bonuspoint for at inkorporere bordhævning i din cyklus.

– Maria Mattsson, juniorkonsulent i bro

Hvad med at lære at skabe 80 procent af dine resultater på 20 procent af din tid? Læs denne klassiker: Et enkelt princip, der kan forbedre hele din organisations effektivitet

10) Brug (masser af) post-its

Jeg har altid en blok med post-its og en sprittusch med til møder – så skriver jeg én opgave pr. post-it, jeg får til mødet.

Når jeg kommer tilbage til min plads, danner de en to do-liste, hvor jeg kan smide post-it’en ud, når jeg enten har løst opgaven eller planlagt at få den løst i kalenderen. Det giver et godt overblik, og min to do-liste er hele tiden opdateret.

– Frieda Molin, konsulent i bro

Har du ikke plads til post-its på dit skrivebord? Så læs med her: 9 tips til alle rodehoveder

Hvornår er du mest effektiv?

Det var de 10 råd, der alle kan spare dig 10 minutter – hver eneste dag.

Har du et godt råd, der sparer dig tid hver eneste dag? Og må vi høre det? Fyr op i kommentarfeltet.

Indlægget af skrevet og bragt af bro

Historie og kunst i højsædet – På besøg i Harsdorffs Hus

 

Mødelokalet kaldet “Udenrigsministeriet” i Harsdorffs Hus

Marlene Steinhauer, Event Manager hos Office Club, møder os i et stort rødmalet rum med ualmindeligt højt til loftet, som i øvrigt er dekoreret med den fineste stuk. Vi sætter os til rette i en sofagruppe i salonen, som de kalder det rødmalede rum. Vi er havnet i sådan en af de rigtig bløde sofaer, som man synker en smule ned i, når man sætter sig. Og der sidder vi med en nærmest hjemlig følelse og får helt lyst til at smække benene op på den lille puf, som fint er placeret ved siden af sofaen – Meeen der behersker vi os dog. Vi er trods alt på besøg i en særdeles historisk og velbevaret ejendom kaldet Harsdorffs Hus bygget tilbage i år 1780. En bygning som Office Club i samarbejde med ejeren af ejendommen, Karberghus, og Slots- og Kulturstyrelsen har forvandlet til et smukt kontorhotel.

Den hjemlige følelse, som vi sidder i sofaen med, er slet ikke tilfældig, Office Club har nemlig haft i sinde at skabe nogle rammer, som kan give deres medlemmer følelsen af, at de arbejder hjemmefra – “hvis man altså bor rigtig lækkert,” tilføjer Marlene. Og der må vi give hende ret, for Harsdorffs Hus må i den grad siges at være “rigtigt lækkert.”

Historie og kunst i højsædet

Ligesom Office Clubs øvrige kontorhoteller, er Harsdorffs Hus noget helt specielt. Først og fremmest på grund af dets unikke og meget centrale placering midt på Kongens Nytorv i København. Derudover har ejendommen en lang og faktisk ret interessant historie på bagen, hvilket er essentielt for alle Office Clubs kontorhoteller. Harsdorffs Hus er tegnet af den danske arkitekt, Caspar Frederik Harsdorff, deraf navnet Harsdorffs Hus, og har blandt andet rummet det tidligere Udenrigsministerium og været beboet af politiker og storkøbsmand Alfred Hage. Derudover har det kendte maleri kaldet “Den Grundlovgivende Rigsforsamling”, malet af Constantin Hansen på Alfred Hages bestilling, pyntet i Harsdorffs Hus igennem en række år. Maleriet er i dag udstillet på Frederiksborgmuseet.

Marlene viser os ind i et mødelokale, som de kalder “Udenrigsministeriet”, og det smukke rum blæser os fuldstændig bagover. Det er svært at beskrive, hvor smukt og gennemført dette lokale er, men vi vil dog alligevel forsøge, for det ville være ærgerligt at snyde dig for!

Det første, man får øje på, når man træder ind i rummet, er de tre smukke lamper placeret over et aflangt bord. Lamperne fylder rummet med et helt specielt lys, som spejles i tre spejle, der er placeret på den ene væk. Lyset fra de tre lamper danner hvert et smukt mønster i loftet, som man ikke kan undgå at bide mærke i. Det er et værk skabt af den dansk-islandske kunstner, Olafur Eliasson, som hedder “3 verdener, 2 møder og et mellemværende”. Marlene forklarer os, at hun brugte lang tid på at fundere over meningen med værkets navn, inden hun fik den rigtige forklaring bag, og hun lader da også os komme med et par bud, hvilket vi ikke rigtig lykkes med. Marlene forklarer os, at hver af de tre lamper har sit eget mønster, hvilket betegner de 3 verdener, og når man lægger de to af mønstrene oven i hinanden, danner de det tredje mønster, hvilket betegner de to møder. Mellemværendet opstår i, at det mønster, som dannes af de to mønstre til sammen, består af 6 felter på spejlet, som er fladt, mens det samme mønster består af 5 felter på lampen, som er rund. Det lyder måske lidt kringlet, men prøv lige at læs forklaringen endnu en gang og se så derefter på billedet af værket øverst i artiklen, det giver jo sig selv, selvfølgelig hedder det værk “3 verdener, 2 møder og et mellemværende.”

Som prikken over i’et har Office Club skaffet den digitale udgave af det førnævnte maleri, “Den Grundlovgivende Rigsforsamling,” og sat dette op på en storskærm placeret på endevæggen i rummet. Dermed bringer de en del af husets forhistorie med ind i de nye omgivelser, og det giver altså en ret speciel stemning. Hos Office Club gør de enormt meget ud af at bevare sådanne historiske referencer, så historien får lov at leve videre i deres huse, og det er de virkelig lykkes godt med her i Harsdorffs Hus, må vi sige. Vi fornemmer i hvert fald tydeligt, hvordan historien er bragt ind i huset på en diskret, men stadig bemærkelsesværdig måde, og det er ret unikt.

Events i instagram-venlige omgivelser

Udover at huse fem virksomheder i deres smukke kontorhotel, så åbner Harsdorffs Hus også dørene op for mange events, og det er Marlene, som står for at planlægge disse: “Lige da vi åbnede op for kunder udefra, oplevede vi en stor interesse fra særligt skønhedsbranchen, men her er også vanvittigt fotogent, så hvis man har en aktiv instagram-konto giver vores eksklusive omgivelser særligt god mening,” fortæller Marlene. Harsdorffs Hus åbner også dørene op for forskellige presseevents, og sågar bryllupsreceptioner lægger de også lokaler til. Men er det så enhver, der kan leje sig ind i Harsdorffs Hus, kunne man være fristet til at tænke. Og her er svaret nej, for hos Harsdorffs Hus har de da også måtte sige fra et par gange:
“Vi åbner op for, at eksterne kan leje sig ind til events i vores saloner og i “Udenrigsministeriet”, men vi forbeholder os også retten til at sige nej til det, som er forkert. Det er ikke et snobbet nej, men et nej som vi føler, at vi må give for at passe på huset og til dels også vores omdømme.

Når der holdes et arrangement i Harsdorffs Hus, er alt nøje planlagt for kunden, som blot skal nyde aftenen og lade personalet om det praktiske. Marlene og hendes team sørger ganske enkelt for, at alt bliver, som kunden ønsker det:
“Hos os gør vi os umage hver eneste dag. Jeg føler lidt, at det i vores samfund næsten er blevet en regel, at man endelig ikke skal gøre for meget ud af tingene. Hvorfor dog ikke? Gør da for meget ud af det, det er fedt, og det smitter!” siger Marlene, som altid gør sit ypperste for, at deres kunder forlader huset med et smil på læben og en lyst til at vende tilbage.

“Der må gerne være noget, der giver lidt ridser i lakken”

Hos Office Club har de noget, som de kalder AWOC. Det står for “After Work Office Club”, og er nogle forskellige arrangementer henvendt til deres medlemmer. Det kan være alt fra talks, koncerter, netværksmøder, foredrag, meditation og meget mere, forklarer Marlene.
“Vi forsøger at bringe noget ind udefra, som bryder med de pæne og klassiske rammer og giver lidt ridser i lakken,” siger Marlene og fortsætter “og det tager vores medlemmer faktisk rigtig godt imod. Så hvad end den står på søndagsmeditation eller foredrag om opera i guldalderen, så er de friske og åbne over for det.” 

Da vores møde med Marlene når sin ende, skal vi lige bruge et par minutter på at komme tilbage til virkeligheden. For der har vi siddet i den rødmalede salon, godt sunket sammen i den bløde sofa og bare lyttet og suget til os af alt fra historie, arkitektur, design og kontorfællesskabet i Harsdorffs Hus, mens det pulserende liv på Kongens Nytorv lige uden for vinduerne har virket så fjernt. Vi takker Marlene for fortællingen og bevæger os ud i virkeligheden igen.

 

Vil du vide mere om Harsdorffs Hus? Så kan du læse mere om konceptet, priser m.m. her.

Syntes du, at dette indlæg var interessant? Så kan vi næsten garantere dig for, at du også vil kunne lide vores indlæg om Brønnums Hus, som også er et af Office Club’s imponerende kontorhoteller! Find indlægget her.  

 

Vil du også bo i et kontorhotel?

Hvis du er på udkig efter et kontorhotel til din virksomhed, så kan du få et overblik over hele landets ledige kontorhoteller på Ejendomstorvet.dk. Klik her for at starte din søgning allerede nu!

 

Den bedste siddestilling er….

Dette indlæg er bragt i samarbejde med Vicuras.

Kroppen vil helst bevæge sig og har brug for variation. Siden vi var hulemænd og kvinder, har bevægelse været en fast del af den daglige overlevelse. Vi skulle på jagt og ud at samle rødder, bær og brænde. Vi skulle finde vand og et sikkert sted at sove. Det var ikke unormalt at gå eller løbe 10, 15 eller endda 20 km. om dagen. Dengang fandtes ingen sofaer, Netflix, smartphones eller Pc’er.

I dag kan man sagtens komme på job, få noget at spise og drikke, samt holde pause uden særlig meget bevægelse. I takt med at udviklingen har gjort alt nemmere for os, har vi vænnet os til at bevæge os mindre og mindre. Både på jobbet og i fritiden. Det har konsekvenser for kroppen. Vi falder sammen og bliver plaget af gener og smerter, der i sidste ende udvikler sig til skader. Fedme, manglende overskud, dårlig fordøjelse, diskusprolapser og dårlig søvn er alt sammen problemer, som kan forebygges med fokus på bevægelse.

… den næste

Variation i siddestillinger er uhyre vigtigt, hvis du er en af de mange, som sidder foran en skærm i løbet af dagen. Kom op at stå ved skrivebordet. Tag trappen, tag cyklen, hold stående møder eller endnu bedre -walk and talk møder, hvor i også får frisk luft.

Når kroppen sidder stille i for lang tid af gangen, stiller det store krav til det statiske muskelarbejde i din lænd, skuldre, nakke, håndled og de små muskler i ansigtet, der gør at vi kan fokusere med øjnene. Over en halv time i samme position er uhensigtsmæssig, og kan på sigt skabe problemer.

Når vi hjælper kroppen ved at variere siddestilling, og ved at komme op at stå, skaber det også variation i belastningsgraden af musklerne. Musklerne samarbejder så at sige, om at modvirke belastningen på knogler og led.

Undersøgelser viser, at vi i gennemsnit bevæger os hvert 30. sekund, såfremt vi bare står eller sidder almindeligt. Kroppen laver selv små mikrojusteringer, som vi slet ikke lægger mærke til.
Men når vi sidder foran computeren på arbejdet, med en smartphone eller foran et fjernsyn, sænkes denne frekvens væsentligt. Skærmarbejde sætter altså vores automatiske mikrojusteringer ud af spillet. Derfor skal vi i højere grad være opmærksomme på at variere vores arbejdsstillinger, når arbejdet involverer en skærm og et tastatur.

Den bedste stilling er altså – den næste.

Hvad kan jeg gøre?

Vicuras arbejdsmiljøkonsulent anbefaler følgende:

– Kom op at stå ved dit skrivebord minimum to gange om dagen. Hvis det er nyt for dig, så start ud med 10 min. ad gangen og øg intervallerne stille og roligt. Så får du en god oplevelse og vænner dig til det langsomt.

– Brug stolens indstillingsmuligheder til at sidde på forskellige måder.

– Prøv at sid omvendt på stolen. Når ryglænet giver støtte foran på kroppen, inviterer det dig til at vippe dit bækken og rette ryggen. Det ser måske sjovt ud, og kollegaerne vil kigge, men efter noget tid har du måske fået hele kontoret med på idéen.

– Brug stolens variable tilt. Når den variable tilt er aktiv og indstillet korrekt, støtter det ryggen til at lave små mikrojusteringer hele tiden.

– Hæv stolens højde og sid med vippet bækken. Det øger lændesvajet og hjælper dig til en bedre kropsholdning.

– Prøv så ofte du kan at skyde dit bryst frem og træk samtidig skuldrene tilbage på plads. Det styrker musklerne mellem skulderbladene og forbedrer kropsholdningen.

– Gør nakken lang og træk hagen ind, så tit du kan. Det styrker de bagerste nakkemuskler, forbedrer kropsholdningen og forebygger gener i nakken

– Prøv at indarbejd vaner, som giver bevægelse i løbet af arbejdsdagen. Det kan være stående møder, walk and talk møder, at tage trappen i stedet for elevatoren og så videre.

Alle de nævnte variationsmuligheder vil gøre din arbejdsdag mere varieret og på sigt spare dig for gener, smerter og skader. Begynd i det små og giv dig selv en ny vane ad gangen. Det er selvfølgelig i orden at sidde og slappe af og falde sammen indimellem. Det er alt sammen med til at skabe variation i siddestillingen.

Har I mon de rette lokaler?

Med disse råd har I de helt rette forudsætninger for at skabe et godt ergonomisk arbejdsmiljø på jeres arbejdsplads. Hvis I skulle stå og mangle de helt rette lokaler, hvor dette ergonomiske arbejdsmiljø kan udfolde sig, så kan Ejendomstorvet.dk hjælpe jer godt på vej. Her kan I nemlig få et overblik over hele landets ledige erhvervslokaler, investeringsejendomme og kontorpladser. Klik her og start din søgning med det samme. 

 

Sådan laver du en virkelig god kommunikationsstrategi

Indlægget er oprindeligt skrevet og bragt af bro

Forandringer i en organisation bliver typisk modtaget af medarbejderne, som danskerne modtog den tyske hær i 1940: Køligt. Faktisk viser forskning, at forandring er lige så stressende for medarbejderne som en skilsmisse.

Så nej, det er ikke nemt at implementere ændringer i en organisation. Det kræver minutiøs planlægning, en sikker hånd i eksekveringen og en grundig og udviklingsorienteret opfølgning. Og derfor er kommunikationsstrategier nødt til at være temmelig komplicerede, hvis de skal rykke noget som helst. Og det skal de jo.

Det meste af min dagligdag i bro går med at udvikle, eksekvere og måle på kommunikationsstrategier. Det skyldes ganske enkelt, at vi i bro lever af dem – og i nogen grad lever for dem. Det har givet os en masse erfaring og indsigter, som jeg gerne vil dele lidt ud af.

Der er skrevet et utal af bøger om, hvordan man udvikler kommunikationsstrategier. Jeg siger ikke, at vores metode er rigtigere end alle mulige andre (selvom vores hitrate er rimelig pæn). Mit ærinde er blot at skitsere den model, vi bruger i bro – med det beskedne håb om, at det måske kan inspirere dig i dit arbejde med jeres kommunikation.

Modellen består af syv trin, som vi forkorter til det upraktiske akronym AMIIUPU.

  1. ANALYSE AF ORGANISATIONEN
  2. MAPPING AF KANALER OG STAKEHOLDERS
  3. IDENTIFICERING AF UDFORDRINGER
  4. INDSAMLING AF INDSIGTER
  5. UDVIKLING AF BRIEF
  6. PRODUKTION AF BUSINESS CASES
  7. UDVIKLING AF DEN NYE IDE

Modellen virker for os, fordi den er enkel at gå til, samtidig med at den sikrer, at vi kommer hele vejen rundt om organisationen og får interessenterne i tale.

Her får du den ultrakorte fortælling om hver af de syv trin.

1) ANALYSE AF ORGANISATIONEN

For at få et fælles udgangspunkt og forståelse af opgaven begynder vi strategiarbejdet med at tegne et billede af, hvordan virksomheden ser ud i dag.

Vi analyserer fx hjemmeside, markedsføringsmaterialer, forretnings- og kommunikationsstrategier, præsentationer, social media-kanaler og interne kommunikationskanaler. Her kigger vi på, hvilke historier virksomheden fortæller om sig selv: Hvordan ser fortiden ud, hvad er målene, og hvad er virksomhedens DNA?

Det supplerer vi med interviews med nøglepersoner i og omkring virksomheden, hvor vi bl.a. beder dem om at beskrive:

  • kulturen i virksomheden
  • virksomhedens styrker og svagheder
  • relationen til forskellige stakeholders
  • virksomhedens interne og eksterne kommunikation.

Herudaf tegner vi et samlet portræt af virksomheden, som alle er enige i. Portrættet kan fx vise en virksomhed med iværksætterånd og meget dedikerede og løsningsorienterede medarbejdere – der glemmer at tænke langsigtet.

2) MAPPING AF KANALER OG STAKEHOLDERS

Efter den indledende analyse kortlægger vi kommunikationskanalerne. Især hvis vi er i en situation, hvor der skal laves interne kommunikationsstrategier, hvor flere personer kommunikerer uafhængigt af hinanden.

Denne indsats kan være tidskrævende og logistisk kompliceret, og resultatet er ofte ekstreme datasæt af materiale for at få overblik over de nuværende kanaler. Da vi lavede mappingen i forbindelse med en strategiopgave for en stor amerikansk softwarevirksomhed, tog det to måneder. Da vi lavede den i en interesseorganisation for nylig, tog den tre dage.

Uanset kunden er udgangspunktet enkelt. Vi skal bruge et overblik over svarene på følgende spørgsmål:

  • Hvilke kanaler har organisationen?
  • Hvem kommunikerer i dem?
  • Hvad kommunikerer de om?
  • Hvor ofte?
  • Til hvem?

3) IDENTIFICERING AF UDFORDRINGER

Efter de første to faser peger vejrhanen ofte ret specifikt i én retning, og vi kan stille en midlertidig diagnose om, hvilke udfordringer der er i organisationen, og hvad der kan stå i vejen for at opfylde deres mål og ambitioner. Dette konkretiserer vi typisk gennem workshops med nøglepersoner i virksomheden.

Her arbejder vi med mange typer af opgaver, men én måde at kickstarte diskussionen på er fx øvelsen ’Gammel verden, ny verden’. Her beder vi deltagerne om at fortælle, hvad de mener, karakteriserer den ’gamle verden’, hvilke udfordringer de ser – og hvordan de mener, at den ’nye verden’ ser ud.

En fagforening kunne fx løse opgaven således:

Hvordan ser den ’gamle verden’ ud?

  • Der var en høj grad af organisering.
  • Der var stor fællesskabsfølelse.
  • Der var et tydeligt arbejdsgiver-/arbejdstagerforhold.

Hvilke udfordringer er der?

  • Det er vanskeligere at overbevise de unge om værdien af organisering.
  • Der er kamp om medlemmerne.

Hvordan tror vi, at den ’nye verden’ ser ud?’

  • Fagforeningerne er nødt til at udvikle nye produkter for at tiltrække de unge.
  • Små fagforeninger er nødt til at slå sig sammen for at klare konkurrencen.
  • Der kommer nye spillere på markedet, som ikke tidligere har drevet fagforening.

Her bliver de forskellige indstillinger til nuet og fremtiden gjort helt tydelige. Og de er med til at danne afsæt for den opgave, vi står overfor. Kommunikationsstrategien skal naturligvis afspejle den måde, som verdenen kommer til at se ud på.

4) INDSAMLING AF INDSIGTER

Kvalitative og kvantitative analysemetoder giver os indsigter i, hvordan interessenterne opfatter organisationen, og hvordan deres ønsker og behov for fremtiden er.

Samtidig bør I også kigge på, hvilke samfundsstrømninger der kommer til at præge fremtiden – eller hvordan fremtidens forbruger ser ud. Det kan jo ikke nytte noget, hvis strategien peger i en retning, og jeres kunder går i en anden.

Fx kan man via spørgeskema, dybdegående interviews, etnoraids, observationer eller andre undersøgende metoder spørge interessenter:

  • Hvordan ser du udviklingen i markedet?
  • Er der behov for at ændre vores forretningsmodel?
  • Er der behov for at udvide vores kernekompetence?

At svare på den slags spørgsmål forudsætter naturligvis et vist kendskab til branchen og virksomheden. Man vil typisk designe andre former for spørgsmål til eksempelvis kunder, medlemmer eller borgere, som går mere på deres behov og fremtidige ønsker.

Derudover er det vigtigt at løfte blikket endnu mere: Hvordan ser samfundet og forbrugeren ud i fremtiden? Hvilke globale strømninger ser vi? Her kigger vi ofte på megatrends, som er drivkræfter, der kommer til at præge samfundet på alle områder. Det kan fx være urbanisering, digitalisering og individualisering.

Hvad er fx konsekvensen for din virksomhed, at kunderne ikke vil have hyldevarer, men ønsker individuelle løsninger?

Igen kan kompleksitetsgraden være enormt forskellig. Da vi arbejdede på en kommunikationsstrategi for en stor dansk finansiel institution, arbejdede vi sammen med en fremtidsforsker i London, og denne indsigtsdel blev til en bog på 150 sider til intern brug for den videre implementering. Bogen var spækket med megatrends, brancheanalyser, forbrugerindsigter og psykologiske og sociologiske mønstre inden for branchen.

Mindre kan også gøre det. Men man må som minimum forholde sig både kvalitativt og kvantitativt til sit marked. Fokus er, at man får nogle bærende indsigter, man kan bruge som rettesnor for de videre beslutninger.

5) UDVIKLING AF ’BRIEF’

Vi samler alle data, indsigter og input fra trin 1, 2, 3 og 4 og udvikler et samlet brief. Det er en slags minirapport (som dog ikke altid er så mini endda), der skal fungere som udgangspunkt for det videre forløb. Det samler trådene og guider strategiarbejdet i de sidste faser.

6) PRODUKTION AF BUSINESS CASES

Når strategien er udviklet, skal vi begynde at se på de mulige konsekvenser af den. Skal forretningsmodellen ændres, har det betydning for vores distributionsnet, eller skal vi fx udvikle nye produkter?

Her kan en række business cases hjælpe jer, når I skal sælge strategien ind til forskellige interessentgrupper – og endnu vigtigere kan I vurdere de forskellige scenarier ud fra jeres business cases.

Med en business case mener jeg en analyse af, hvilket output den strategiske indsats vil skabe. Det handler typisk om penge, men man kan også måle på mindre håndgribelige ressourcer. Disse målinger bliver dog ofte upræcise, og det kan gøre dem pokkers svære at tvinge slippe gennem corporate finance-afdelingen 🙂

Er en konsekvens af strategien eksempelvis, at I skal digitalisere alle jeres dokumenter, kan I lave en business case, der viser gevinster og omkostninger, fx:

  • Forventede økonomiske gevinster: 
    Hvad koster det at printe et stykke papir (papir, toner, slitage på printer) x ressourcer til håndtering x antal papirer på årsbasis = xx kr.
  • Forventede ikke økonomiske gevinster: 
    Tiltaget vil gøre vores produktion mere bæredygtig – og det gør vores CSR-indsatser stærkere. Det kan gøre os mere attraktiv som virksomged over for medarbejdere, kunder og samarbejdspartnere.
  • Forventede omkostninger: 
    Pris for it-system, der kan håndtere digitaliseringen + brug af medarbejderressourcer + ressourcer til uddannelse af medarbejdere.

Business cases kan være ekstremt komplicerede. Men som alle de andre trin i modellen kan de skaleres efter behov og ressourcer. Bare det at tænke i konkrete business cases og bruge tiden på dem vil adskille dig fra 80 procent af kommunikationsfolkene i dette land.

7) UDVIKLING AF DEN NYE IDE

På baggrund af briefet kan vi nu formulere den overordnede ide, der præcist forklarer interessenterne, hvad den nye strategi går ud på – og det er ikke det samme som en tagline eller et payoff, der skal ledsage annoncer eller tv-reklamer.

Når I har formuleret ideen, skal I stille jer selv disse spørgsmål:

  • Indfanger ideen formålet og retningen for brandet?
  • Har vi brugt de enkleste og færrest mulige ord til at formulere det?
  • Har vi brugt den eller de nøgleindsigter, som kan hjælpe os med at løse de udfordringer, vi står overfor?
  • Er der den fornødne energi i ideen, så den kan være med til at motivere resten af organisationen.

Kan I svare positivt på alle spørgsmålene, har I formuleret ideen helt rigtigt. Flot klaret 🙂

 

MEN hvad nu hvis I står og mangler det helt rigtige kontor, hvor I kan få styr på jeres kommunikationsstrategi, tænker du måske?

Jamen så kan I søge blandt hele landets ledige erhvervslokaler, investeringsejendomme og kontorpladser på Ejendomstorvet.dk. Klik her og start din søgning allerede nu!